ASSISTANT ADMINISTRATIF - GESTIONNAIRE DE FORMATION (H/F)

Description du poste

Notre client, le cabinet Alliance-Coachs www.alliance-coachs.com, fondé en 2002, est référent pour l'accompagnement des Responsables et de leurs équipes à partir de leurs besoins spécifiques d'évolution, de changement, de collaboration et de performance.
Via ses 2 écoles de coaching de Bordeaux et de Toulouse, Alliance-Coachs forme des futurs coachs professionnels et leur permet de construire une posture capable d'intervenir auprès d'organisations, d'équipes et d'individus.
Dans le cadre de son développement, notre client recherche, pour son bureau d'Hossegor, son :

ASSISTANT ADMINISTRATIF - GESTIONNAIRE DE FORMATION (H/F)

LE POSTE
En collaboration avec le Dirigeant du Cabinet, vous êtes garant de la bonne gestion administrative des accompagnements et des formations prodiguées par le cabinet.
Vous suivez le stagiaire tout au long de son cycle de formation : du premier contact en tant que prospect, à l'accompagnement du stagiaire dans la mise en œuvre et la gestion de son dossier de financement. Tout au long de son parcours, vous avez un rôle de support auprès du stagiaire.
Vos interlocuteurs sont multiples, vous êtes en lien avec les prospects se renseignant sur l'école ; les stagiaires de l'école ; les clients entreprises ; les différents organismes de formation, les OPCO ; le cabinet comptable, commissaire aux comptes, avocat ; les coachs partenaires ; les responsables, enseignants et assistantes du réseau des écoles Coach&Team (5 écoles appartenant au GIE) ; les membres des autres écoles de coaching partenaires ; prestataires externes (agence web, sites de formation).

LES MISSIONS
Gestion de l'activité de l'école de coaching
- Assurer l'accueil téléphonique et répondre aux mails
- Renseigner sur un premier niveau d'informations
- Monter les dossiers de financement de la formation (dossiers AIF Pôle Emploi, CIF, 
 CPF, FIFPL...) 

- Etablir les devis, conventions de formation
- Suivre les dossiers stagiaires (attestations demandées, questions variées, etc.)
- Gérer les supports pédagogiques (livrets d'accueil, livrets Séminaire Pilote, feuilles de présence, etc.) 

- Gérer les convocations et les réservations des lieux de formation 

- Assurer les relations avec les autres écoles du réseau sur les dossiers transverses 

- Effectuer le bilan pédagogique en lien avec le cabinet comptable 


Gestion de l'activité cabinet (missions de coachings avec des clients entreprises) 

- Établir les devis et les contrats 

- Suivre la facturation et les relances
- Mettre à jour les tableaux de pilotage
- Travailler à la mise en place du logiciel de gestion des formations (ERP)

Gestion globale 

- Suivre les activités des partenaires
- Suivre les dossiers avec les cabinets externes (cabinet comptable, avocat, commissaire aux comptes) 

- Participer aux projets de l'entreprise : établir les dossiers et suivre les accréditations 
qualité (Qualiopi, EQA et RNCP) 

- Etre un soutien au Dirigeant dans les activités de gestion de l'entreprise 


Activités de comptabilité 

- Suivre le travail de la comptable intervenant 8 heures par mois
- Effectuer le suivi bancaire et les rapprochements 

- Suivre les encaissements et effectuer les relances clients 

- Gérer la facturation (auprès des entreprises, OPCA, particuliers)

Profil pour le poste

De formation Bac+2/3 (Comptabilité/Gestion), vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans minimum dans un poste similaire.
Les connaissances dans le domaine de la formation professionnelle et dans son financement (OPCA) sont requises afin d'être pleinement à l'aise dans l'exercice de vos fonctions.
De nature réactive, rigoureuse, méthodique et organisée, vous aimez travailler en toute autonomie et à distance avec votre manager souvent en déplacements.
Votre excellent relationnel et votre sens du service vous permettent de créer une relation de confiance avec vos différents interlocuteurs internes et externes.
Vous maitrisez les outils bureautiques et collaboratifs sur un environnement Mac : Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint), EBP Comptabilité, Dropbox, Trello.

LES CONDITIONS DU POSTE
Prise de poste souhaitée : Immédiate
Conditions du poste : Télétravail partiel possible (1/2 journée ou 1 journée par semaine)
Temps partiel 28h / Temps complet 35h possible

Détails de l'offre
  • Type de contrat : CDI
  • Temps de travail :
  • Salaire : Selon profil
  • Salaire variable :
  • Niveau d'étude requis :
  • Lieu de travail : HOSSEGOR (40)
  • Date : 20/09/2021
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