ADJOINT DE DIRECTION / OFFICE MANAGER - CABINET ORTHODONTIE (F/H)

Description du poste

L'ENTREPRISE

Notre client, cabinet d'orthodontie basé à Valenciennes (59), reçoit enfants, adolescents et adultes et réalise tous types de traitements orthodontiques, qu'ils soient fonctionnels ou esthétiques.
Afin de renforcer l'équipe en place, le cabinet recherche son :

ADJOINT DE DIRECTION / OFFICE MANAGER (F/H)

LE POSTE

Sous l'autorité directe de l'orthodontiste responsable légal du cabinet, vous travaillez en étroite collaboration avec les deux praticiens collaborateurs et supervisez l'équipe des 3 assistantes dentaires et des 2 secrétaires.
Votre rôle consiste à épauler le praticien dans la gestion courante du cabinet et en assurer son fonctionnement optimal.

LES MISSIONS

GESTION ADMINISTRATIVE - RESSOURCES HUMAINES
- Préparer les réunions mensuelles, y participer activement et rédiger les comptes rendus
- Planifier et répartir les tâches de l'équipe, organiser les plannings et attribuer les horaires des assistantes dentaires
- Planifier et suivre les congés payés de l'équipe
- Transmettre tous les éléments notamment sociaux au cabinet comptable
- Préparer les entretiens annuels
- Gérer les plans de formation des équipes
- Assurer les recrutements : rédiger les annonces, organiser les entretiens
- Auditer les différents process pour s'assurer du bon suivi des des actions mises en place


QUALITE - MAINTENANCE
- S'assurer que le cycle de l'asepsie est bien respecté
- Animer la politique qualité du cabinet auprès de l'ensemble des équipes
- Alimenter le système documentaire qualité, effectuer une veille régulière
- Définir la démarche d'amélioration continue
- Suivre et organiser les opérations de maintenance avec les prestataires extérieurs

PILOTAGE DU CABINET
- Définir et animer les outils de communication interne et externe du cabinet (site, réseaux, image du cabinet)
- Mettre en place et suivre le calendrier et le budget marketing pour le cabinet
- Suivre les relations extérieures (fournisseurs, prestataires, représentants, visiteurs médicaux etc.)
- Gérer les procédures de suivi des patients : absences, débiteurs, en surveillance, etc.
- Superviser les dossiers patients en litige, vérifier la cohérence des dossiers
- Gérer toutes les commandes et factures du cabinet : fournitures de bureau, fournitures médicales, etc.

Le poste impliquant de la polyvalence, vous pourrez être amené à remplacer, au pied levé, une secrétaire, en cas de besoin, pour, par exemple, intervenir sur la présentation du programme de traitement ou rappeler des patients, etc.

Profil pour le poste

De formation minimum Bac+2 (Assistant PME/PMI, Assistant de gestion), vous avez une première expérience réussie dans le secteur de la santé ou dans un autre secteur de services avec une exigence similaire en terme de qualité et de relationnel (hôtellerie, restauration, etc.), ou alors dans le secteur des Ressources Humaines ou de l'administratif. Une formation et/ou expérience en comptabilité serait appréciée.

Structuré(e) et organisé(e), vos qualités de gestionnaire vous permettent d'administrer de manière très autonome un cabinet.

Doté(e) d'un excellent relationnel, vous savez développer et entretenir des relations de qualité avec vos différents interlocuteurs.

Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d'équipe et d'entraide. Impliquée dans vos missions, vous êtes force de proposition.

Vous savez faire preuve d'écoute et de discernement, et savez vous remettre en question lorsque cela est nécessaire.

Vous maîtrisez évidemment le Pack office (Word, Excel, PowerPoint) et avez une bonne aisance avec les outils de communication digitale (Web et réseaux sociaux).


LES CONDITIONS DU POSTE
Horaires de travail : 35h00 annualisées
Amplitude d'ouverture du cabinet : 8h15-19h
Horaires de travail 8h30-18h pour les journées pleines
Travail possible certains samedis

Rémunération : A partir de 1.700 euro net/mois + mutuelle + épargne salariale.
+ 1 place de stationnement en centre-ville de Valenciennes (abonnement journée sur voirie).
Prise de poste souhaitée : Au plus tôt

Détails de l'offre
  • Type de contrat : CDI
  • Temps de travail : Temps plein
  • Salaire : 29 Keuro brut/an
  • Salaire variable :
  • Niveau d'étude requis : Bac+2
  • Lieu de travail : VALENCIENNES (59)
  • Date : 20/09/2019
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